Pour assurer une bonne gestion de leurs documents administratifs, de nombreuses entreprises ont recours à des tiers-archiveurs. Il s’agit de professionnels de l’archivage qui ont pour rôle de stocker et gérer les archives d’une société. Le tiers-archiveur peut être une entreprise, une personne morale ou un particulier. Quelle que soit sa forme juridique, pour quelles raisons solliciter un tiers-archiveur pour gérer ses documents ?
Profiter du professionnalisme d’une entreprise spécialisée
Les tiers-archiveurs sont des spécialistes qui maîtrisent tous les rouages du monde de l’archivage. Le fait d’externaliser les archives dans leurs locaux permet de confier vos documents importants à des personnes qui en prendront bien soin.
En effet, chez les tiers-archiveurs, les documents sont conservés dans de meilleures conditions que dans une entreprise. Ils sont classés selon des critères précis pour être retrouvés rapidement en cas de besoin. De plus, avec un tiers-archiveur, il n’y a pas de risque de fuites d’informations.
La confidentialité est l’un des maîtres mots de ce métier. Plus encore, l’occupation est régie par la norme NF Z 42-013 qui assure un état optimal de protection des archives.
Travailler en toute sécurité
L’un des avantages majeurs des tiers-archiveurs est la sécurité qu’ils garantissent à vos archives. En fait, les locaux utilisés par ces professionnels sont soumis à des contrôles de sécurité très élevés. Ce faisant, ils sont dotés des technologies avancées qui les prémunissent des risques anthropiques ou naturels.
On peut citer par exemple les systèmes de télésurveillance pour assurer la sécurité des archives. Il y a aussi les systèmes de protection contre les incendies qui réduisent considérablement les risques d’incendie dans les locaux.
Ajoutés aux spécificités des infrastructures (température, luminosité, équipements de rangement, etc.), vous n’aurez pas à vous soucier de l’état de vos archives. Vous pouvez dès lors travailler en toute quiétude sans craindre incendie, inondation, cambriolage ou vandalisme de vos documents.
Avoir une sauvegarde constante et externe de ses archives
En confiant vos archives à un tiers-archiveur, vous avez la garantie qu’ils sont enregistrés au fur et à mesure de leur production. Ceci est favorisé par le fait que les tiers-archiveurs utilisent un système d’horodatage. C’est dire que dès la transmission d’un document, la date et l’heure sont automatiquement enregistrées.
Ainsi, en cas de problèmes, l’horodatage facilite la traçabilité des documents pour les localiser. Ensuite, recourir à un tiers-archiveur, c’est externaliser ses archives en un seul et même lieu. Vous savez exactement où et à qui vous adresser lorsque vous recherchez un document. Ceci évite les pertes de temps et les recherches effrénées de documents.
