Comment simplifier sa mise sou pli ?

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Mailing publicitaire, envois de factures, bulletins de salaires mensuels, les occasions de mettre sous pli ne manquent pas dans une entreprise. Cette mission prend rapidement du temps. Dans les TPE ou PME, elle est confiée aux assistantes comptables ou aux secrétaires.

Pour leur permettre de perdre moins de temps, il y a plusieurs techniques faciles à mettre en place.

Le bon matériel

Il faut voir la mise sous pli comme une vraie activité et rechercher à l’optimiser. Pour ce faire, il est impératif d’avoir le bon matériel. Il existe dans le commerce des machines conçues pour la mise sous pli. Elles permettent un vrai gain de temps. Neuves, elles coûtent environ 5000€, ce qui sera trop pour quelques mises sous pli mensuelles, mais un modèle d’occasion à 30% du prix d’origine vaut l’investissement.

En complément, prenez une machine à affranchir de La Poste. Pour des envois en nombre, vous pouvez la configurer pour qu’elle affranchisse au tarif postal en vigueur comme l’explique cette page. Le temps gagné est très important puisque votre employé n’a plus à acheter des timbres, les enlever, les coller.

Il est également très important d’avoir des enveloppes adaptées. Prenez bien des tailles qui ne nécessitent pas de devoir plier en dix le courrier. Privilégiez les enveloppes qui se collent toutes seules pour éviter de devoir jongler avec un tube de colle.

Une bonne largeur et une fenêtre transparente sont obligatoires. Si vous avez bien configurer votre logiciel ERP ou les modèles sur votre ordinateur, vous pouvez ainsi imprimer des documents qui, une fois pliés, intégreront directement l’adresse dans la zone visible.

Si votre salarié ne le fait pas naturellement, voyez avec elle pour optimiser la méthode. Elle doit travailler sur une table où elle a la place suffisante et avoir tout le matériel dont elle a besoin. Ce travail répétitif, comme toutes les tâches similaires, sont plus rapides quand on travaille étape par étape. D’abord, on imprime, puis on plie, on met dans les enveloppes et on affranchit.

Externaliser la mise sous pli

Cette technique est évidemment celle qui vous fera gagner un temps considérable. Elle a un coût, mais si vous comparez le salaire de votre assistante, qui est rarement payée au smic, avec celui d’un prestataire externe comme Handirect, il est proche. De plus, l’entreprise étant spécialisée, ses salariés iront beaucoup plus vite et feront une mise sous pli parfaite.

Ce n’est pas garanti que votre salarié puisse réaliser un travail aussi qualitatif et surtout, faire ce type de tâches pourrait la démotiver voire la faire partir si elle les considère comme des missions indignes de son niveau de compétences.

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